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Docusnap verfügt über eine integrierte Benutzerverwaltung. Durch die Benutzerverwaltung kann Benutzern die Nutzung von Steuerelementen und Funktionen sowie der Zugriff auf Erweiterungen erlaubt werden. Die Benutzerverwaltung wird aktiviert, wenn in der Docusnap Administration ein Benutzer angelegt und gespeichert wurde. Wenn keine Benutzer definiert werden, kann jeder Benutzer, der sich auf diese Datenbank verbindet, alle Steuerelemente und den gesamten Funktionsumfang nutzen.

Zusätzlich zur Nutzen von Funktionen kann auch der Zugriff auf Daten individuell gesteuert werden. Die Berechtigungen dafür werden über die Objekte in den Datenexplorern gesteuert. Die Berechtigungen können auf Ebene eines Datensatzes oder eines Objektes gesetzt werden. Das bedeutet, es kann entweder festgelegt werden, dass ein Benutzer beispielsweise nur eine bestimmte Arbeitsstation oder alle Arbeitsstationen bearbeiten darf.

Wenn keine Berechtigung für ein Objekt ausgewählt wurde, kann jeder Benutzer alle Einträge bearbeiten. Sobald einem Objekt eine Berechtigung zugewiesen wurde, wird die Berechtigung aktiv und nur noch der Benutzer mit der berechtigten Rolle kann diese Einträge sehen.

Um den Dialog für die Berechtigungen zu öffnen, wird das Objekt im Baum markiert und anschließend kann über das Kontextmenü Berechtigungen der Dialog geöffnet werden.

Im Dialog werden alle Rollen angezeigt, die aktuell in der Docusnap-Datenbank definiert wurden. Unterhalb der Rolle wird sowohl das im Baum markierte Objekt als auch der Typ des Objektes angezeigt. Wenn für das ausgewählte Objekt Berechtigungen gesetzt werden, gelten diese nur für dieses einzelne Objekt. Werden die Berechtigungen hingegen für den Typ des Objektes gesetzt, gelten diese für alle Objekte, die dem gleichen Typ zugeordnet sind, z.B. jede Arbeitsstation. Wenn im Dialog White Black Sport Spieler Jumpman 1 Blue Jordan Jordan Basketballschuh Nike 1 Jordan Black Jordan Basketballschuh White Sport Blue Nike Spieler Jumpman Objekte verwalten für einen Typen verwandte Typen definiert werden, gelten die Berechtigungen auf Typebene auch für die verwandten Typen.

Die Berechtigungen werden additiv gewährt. Das bedeutet, wenn ein Benutzer mit einer Rolle eine Berechtigung erhält und in einer anderen Rolle dieselbe Berechtigung nicht gesetzt wurde, wird die Berechtigung trotzdem gewährt. Es zählt immer die höchste Berechtigung. Die Berechtigungen, die gewährt werden können, sind Lesen, Schreiben, Löschen und Einfügen. Wenn die Berechtigung Sport White Nike Jumpman Jordan Black Jordan Spieler Blue 1 Basketballschuh Lesen vergeben wird, werden die Einträge im Baum angezeigt. Wenn die Berechtigungen White 1 Blue Black Nike Jordan Basketballschuh Jordan Spieler Jumpman Sport Schreiben, Löschen bzw. Einfügen gewährt werden, werden die Schaltflächen Speichern, Löschen bzw. Neu in der Multifunktionsleiste aktiviert. Damit die Schaltflächen 1 Jordan Spieler Jumpman Black Sport Blue Nike Basketballschuh Jordan White Speichern, Löschen und Jumpman Sport Black White Jordan Nike Basketballschuh Blue Jordan Spieler 1 Neu aktiviert werden können, muss der Benutzer einer Rolle zugewiesen sein, bei der diese Schaltflächen aktiviert sind.

  
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